服务指南

上饶职业技术学院会议管理办法及组织程序

一、学院大型会议的筹备
  1、大型会议的类别
学院大型会议包括教职工大会、党代会、教代会、校庆、团代会、经验交流会等。
  2、会议的组织与筹备
 （1）组成秘书机构。
会前组成秘书班子，分设文字组、行政组、组织组、宣传组和保卫组。总称会议秘书处。
  ①文字组，负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、会议典型的选择、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对、印刷、装订、分发、印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。
  ②行政组，负责印制会议代表证、列席(特邀)代表证、工作人员证、会议通知、安排食宿、医疗、车辆、会场等。
  ③组织组，负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。
  ④宣传组，负责新闻报道、会场音响，书写并张挂(贴)会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。
  ⑤保卫组，负责会议的安全保卫工作。
 （2）会前准备工作。
  ①预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示、起草会议预算、发出会议通知和向来宾发送请柬等。
  ②会场布置，主席台座次要事先标明或印出名单表，并通知有关人员。同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、通风保暖、场地划分、进出路线等。
  ③议程安排，秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好食宿、车辆、医疗、保卫等。
  ④文件准备工作，起草开、闭幕词、工作报告、决议以及会议须知、作息时间表等。
  ⑤其它，如代表证、投票箱、选票，以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。
 （3）会前检查工作。
应重点检查：文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。
 （4）会务工作。
  ①安排好会议时间、用车、行车路线、停车地点、来宾住房；
  ②接待报到、登记；
  ③安排来宾伙食、文娱活动，协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映；
  ④整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理；
  ⑤协助主持人组织确定大会发言，做好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作等。
 （5）会议后的整理工作。
  ①根据会议情况写出会议纪要，编发新闻报道稿件；
  ②总结会务工作，撰写会议日志；
  ③安排院外代表的离校，若是省外来宾应提早了解登记其返程日期，并代购车、机票；
  ④各类文件该归档的归档，该收回的收回。记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。

二、学院党、政工作会议
  1、会议的种类
学院党、政工作会议一般有：
 （1）党委会、党政联席会议、院长办公会议。会议内容一般为讨论决定学院的重大发展、改革、增减机构等重要事项；
 （2）学术委员会、教师职称评审委员会等会议。会议内容一般为研究咨询审议学院的校务、教学、科研、教师职称等方面的重大问题；
 （3）系主任(处长)工作会议。会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置和研究系、处的工作；
 （4）党委书记、院长分口召开的专门性会议。会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些具体问题；
 （5）院领导下基层召集的工作汇报会。内容一般为了解信息、调查研究，处理一些基层的实际问题。
  2、会议的组织工作
学院每周主要会议(活动)安排的程序
院行政例会每周一九点在四楼行政会议室举行，书记、院长听取各职能处室、分管院领导上周的工作重点及下周重点工作安排，协调一些重要事项。
  3、会议的记录工作
 （1）学院重要会议的记录，一般由行办主任承担。行办主任必须提前到会，对未及时到会的同志再行催办。与会人员较多的会议，应进行签到，会后检查缺席的单位或人员，并把会议的主要内容给予转达。
 （2）认真做好会议记录。重要会议要录音，并将录音存档。未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，主任可在会时或会后向有关领导询问清楚，进行补记。
 （3）会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。每学期交档案室进行归档。
  4、会议决定的落实
 （1）会议记录人员对会议明确作出的决定和需要贯彻的精神，应撰写纪要(时间一般不超过二天)。纪要撰写好后，应送院领导审阅。并经主管院长签发后由院办文书编号，然后打印下发(时间不超过一周)。对于尚待进一步讨论研究才能确定的事项或暂需保密的内容不发纪要。
 （2）会议做出的规定，超出“纪要”的发放范围，可以用文件的形式(如“通知”、“规定”等)下发。一般需由有关业务部门按照会议提出的意见修改，经主管院长审核后印发。
 （3）须再议事项。应注意排入下次会议。
 （4）将会议决定了又需催办的重要事项填入《党、政会议决定事项催办登记薄》，并根据办理中的难易填写催办日期。

三、接待校外会议
  为了保证学院工作的正常开展，保证各类会议的顺利进行，应对校外会议的接待工作进行统一的管理。
  1、会议主办单位(含院内承办联系单位，下同。)必须提前一个月向院办公室递交接待校外会议书面申请。申请中应包括会议名称、会议时间、主办单位、承办单位、会议规模、外地代表人数、经费来源及会议经费预算等内容。
  2、行办根据学院情况、会议对学院的影响报院领导研究是否接受。
  3、会议承办单位在接到行办关于接受校外会议的批准单后，方可通知主办单位发会议通知，并与院内有关单位接洽。无行办的同意，各单位不得自行接待校外会议；自行接待者，有关单位应拒绝安排食宿、交通、会场等。由于自行接待会议而对学院工作、声誉造成不良影响的，要追查有关单位负责人的责任。
  4、会议通知必须提前15天发出，以便与会人员进行各方面的安排。

四、会议室的管理
  学院行政办公楼四楼、七楼会议室，由院办统一管理，安排使用。
  1、使用范围
  会议室主要用于全院性的会议，一般不安排院内的其它活动。特殊情况(校外租用)需经院领导批准。
  2、优先使用的次序
 （1）行办安排的重要会议；
 （2）各业务部门召开的全院性会议；
 （3）其它会议。

五、文件和内部资料传阅制度
　　为了充分发挥文件和内部资料的效用，消除文件和内部资料管理工作中的隐患，确保党和国家秘密不泄露，使收文传阅迅速、准确、有序，特制定本制度：
  1、严格控制传阅范围。传阅的范围要合理，要宽严适度，对于内容涉密的收文，其传阅范围更应严格掌握。如果收文上标有阅读范围，就按规定的范围组织传阅，不允许随意扩大阅读范围。 
  2、按照合理的传阅顺序组织传阅。收文传阅要按照主要领导、主管领导、主管部门先阅和急用先阅的原则进行。对于阅件，其传阅顺序为：主要领导→主管领导→其他领导；对于办件，其传阅顺序为主管领导→其他领导→主要领导。 
  3、坚持正确的传阅方式。对于一般性的收文，采取轮辐式传阅（分传）的方法进行，对于特急件或绝密件，则采取专人传送的方法，防止横传等问题的出现。充分发挥机要阅文室的作用，使有关阅读对象尽可能到阅文室阅读文件和内部资料。 
  4、提高阅文周转速度，防止积压。在收文传阅过程中，文书岗位的工作人员要注意做到“勤送、勤取、勤催”，加快收文传阅速度，防止收文传阅断线。 
  5、严格登记手续。对于传阅的文件和内部资料要进行严格的登记，掌握文件和内部资料的行踪。文书岗位的工作人员要提请领导在阅批后的传阅件上签署姓名、时间以及不要将传阅件从案卷中抽出、留存，杜绝文件、内部资料失控或下落不明的情况发生。 
  6、切实做好传阅过程中的保密工作。要认真贯彻执行《保密法》和《保密法实施办法》，履行《学院办公室保密制度》，确保党和国家秘密不泄露。
 文件办理
 （1） 文件传阅
工作流程：收文件→文件编号→行办主任拟办意见→院领导阅批→院办督办→部门办理→文件归档。
 （2） 文件起草（责任人：蒋德志）
  A. 学院文件
工作流程：行办主任列提纲要点→院办秘书起草文件→院办主任核稿→分管领导审阅→主要院领导签发→文件编号(胡文怡)→文件打印（胡文怡）→文件校对（胡文怡）→文件发（寄）放→上网→文件归档（胡文怡）。
  B. 部门以学院名义发文
工作流程：部门起草文件、核稿→分管领导审核→院领导签发→文件编号（胡文怡）→文件打印（胡文怡）→文件校对（文件起草部门）→文件发（寄）放→文件归档（胡文怡）。
  C. 部门、系部自行发文（责任人：各部门、系部）
工作流程：部门、系部起草文件→部门、系部负责人审核、签发→→文件编号→文件印刷→（部门、系部）文件发（寄）放→文件归档→发文记录清单及文件原件→2份交行办归档）
 （3） 文件查（借）阅（责任人：胡文怡）
工作流程：
  A. 查阅本部门业务文件 查阅人填写查阅登记表→查阅文件
  B. 查阅跨部门业务文件 查阅人填写查阅单→行办主任审批→查阅文件。
  C. 查阅特殊文件 查阅人填写查阅单→行办主任审核→院领导审批→查阅文件。

六、学院办公室保密制度
　 1、认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》，切实做好公文、通信、涉外、科技工作、办公自动化以及会议的保密工作。
　 2、不该说的秘密，不说；不该问的秘密，不问；不该看的秘密，不看；不该记录的秘密，不记录。
　 3、不在非保密记录本上记录秘密事项；不在非秘密的地方存放秘密文件和资料；不在公共场所和亲朋面前谈论秘密。
　 4、不用普通电话、明码电报、普通函件传达秘密事项。
　 5、不得随意复印秘密材料和扩大涉密范围，如有确需复印的文件、材料，应征得上级有关部门同意后方可复印。
　 6、定期召开保密工作会议，检查本室及院内有关单位保密工作，每学期末要对涉密文件及材料进行全面清理，并做好后期的处理工作。

七、对违反保密制度的人员要视其情节，追究责任。学院办公室

  传真机收文管理办法
  传真机接收到的文件或其它材料，必须登记造册，并及时转交收件部门或收件人；需要归档的文件、材料，复印后归档。
    

               学院办公室印章刻制及管理的暂行规定
一、印章刻制（蒋德志）
  1．院内新增设的处级机构需刻制印章时，必须事先提交书面申请，连同设立机构的文件交行政办公室。行政办按照有关文件规定，确定新印章的内容、规格、图样，经办公室主任审核后，由学院办公室开具介绍信并负责刻制。 
  2．院内各单位需要更换印章时，要事先提交书面申请，写明更换印章的理由，并附原印章印样，交学院办公室审查，经行办主任签字同意后，由学院办公室开具介绍信方可刻制。 
  3．印章刻制好后，应到行办留存印模，并由行办印发启用印章通知。发文之日起新印章开始启用，旧印章同时作废，并当即销毁。 
  4．院内任何单位，不能自行刻制、更换印章。 

​二、印章管理（蒋德志）
  1．院级各类印章及行办公室印章由学院办公室专人负责保管。 
  2．各部门的印章，由本部门专人管理，规范使用。印章应加锁存放，下班时间及节假日期间应转置于保险处。印章管理人员要认真负责，坚守岗位，确保印章安全。 
  3．印章应及时清洗，勤添印油，确保印章经久耐用、用印清晰。 
  4．使用印章必须按照规定办理，每次用印要进行登记。 
  5．盖印时应注意位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。 
  6．凡属“代章”性质的用印，应在文件或材料的落款处注有“代章”二字，并用括号将“代章”二字括起。 
  7．文件或材料的落款单位，必须与印章一致，否则不能用印。

三、公章使用（蒋德志）
  凡需加盖学院公章的证件、证明、重要文件一律填写用印登记单，按工作流程办理（附后）。

            上饶职业技术学院办会（活动）工作流程
一、拟定方案
  1、商拟会议（活动）方式、主题、日程；
  2、确定会议（活动）时间地点、参会人员；
  3、会议筹备工作分工；
  4、经费预算。

二、文稿准备
  1、拟稿：主题报告、领导讲话；
  2、收集：经验材料、会议资料；
  3、编写：主持词、会议（活动）指南；
  4、制作文稿：统一制作各类文稿，打印、校对、装订、装袋；
  5、制作证件：出席证、代表证、列席证、工作证。

三、制发通知
  会议（活动）名称、内容、参加人员、时间地点、期限、报到时间地点。

四、参会人员组织
  1、参会单位；参会人员职务、姓名、性别、民族、总人数；
  2、参会人员到达时间、车次、返程车次时间；
  3、接送：确定接待规格、接送领导及车辆；
  4、将参会人员合理分组。

五、会场准备
　　会标徽记、座席形状、座次安排、音响效果、录音摄像、照明通讯、茶水烟盘、花卉布置、采暖降温（供水）、会场卫生；

六、后勤准备
  1、食：伙食标准、食物卫生、就餐桌次；
  2、住：房间分配；
  3、行：用车计划；
  4、活动：会议间隙安排参观、文娱活动。

七、会前检查
　　检查会场、检查会议文件、检查后勤保障。

八、会间服务
  1、签到（文件、会议物品分发）；
  2、引领：礼仪小姐或会议工作人员引导参会贵宾就座；
  3、安排会议记录、录音、摄影摄像、安全保卫等工作；
  4、按照议程组织调度人员、车辆、物资、器材等入场、出场，确保会议环环相扣。

九、会后会务工作
  1、发会议简报、纪要；
  2、写会议总结、决议、传达提纲；
  3、根据需要组织新闻报道。

十、会议善后工作
  1、会议文件回收、归档；
  2、会议财务结算。

十一、总结办会工作经验、教训