行政办公室工作制度

​​一、来人来电办事处理办法
  1、 为了规范公务电话接听和接待来人办事，特制定本办法。
  2、来人检查、考察、参观、交流等情况按市委接待办要求管理。
  3、处理原则：快速及时，热情大方，表达准确，谈吐清晰，不卑不亢。
  4、来电来人办事主要分为咨询类、通知类、投诉或求助类三种。
  5、咨询类主要是指以询问有关学院内部事物（情况）为内容的公务电话和来人办事。按以下程序办理：
 （1）如果工作人员能够予以准确答复的，应及时给予准确回答；
 （2）如对具体内容不甚了解，但对应处理此事的相关职能部门（系部）能够了解的，应告之来电人相关职能部门（系部）名称、办公地点或电话号码；
 （3）如对此事具体内容及校内处理部门（系部）均不明确，且在询问本办公室其他工作人员后仍然无法答复的，应对来电或来人及时进行说明解释。
  6、 通知类（含照会、传达类）主要是指上级政府部门、相关院校、社会单位等以及院内各部门、系部以及上述组织中的个人以通知（照会、传达）等为主要内容的电话、来访。按以下程序处理：
 （1）及时做好准确的记录，若是来电应及时填写《来电信息处理单》；
 （2）结束通话或交流后应及时将通知（照会、传达）的内容转达给相关对象。
  7、 投诉（或求助）类主要是指以反映院内有关问题或向学院求助为主要内容的来电、来访。按以下程序处理：
 （1）一般投诉（求助），如工作人员能够给予准确答复或得当处理的，应自主及时处理，不需报予办公室领导。
 （2）遇重要投诉（或求助），若是来访应及时填写《来信来访处理单》，并按信访工作程序处理；若是来电应及时填写《来电信息处理单》；
 （3）结束交流后应将《来电信息处理单》报办公室领导阅批；领导提出拟办意见后，工作人员应根据批示进行处置并负责及时督办，及时反馈。
  8、 约见院领导类的来人或来电按“约见院领导”的相关规范处理。
  9、 商务（广告、推销）类应予以明确拒绝或转相关职能部门处理。
  10、媒体采访应及时转学院党委宣传部处理。
  11、恶意（骚扰）应及时根据内容、性质等报告院纪检、监察、保卫部门处理。 

二、文件、信函、通知、材料的发送
  1、凡“党字”、“院字”文件，均由秘书填写好文件发送单，按文件发送单的发送范围和份数下发。
  2、院内下发的书面通知、公务信函由文书填写好文件发送单后，按照规定必须及时送出，并请接件人在发文单上签字，最后将发文单存档备查。 
  3、外单位寄来的公函，若需有关职能处或系承办处理的，由文书将函件送至相关部门。且必须登记备查。 

三、学院车管理规定
  1、车辆管理
学院的机动车辆由行政办公室负责统一管理，坚持用车审批及“派车通知单”制度。
  2、派车原则
 （1）学院领导工作用车；
 （2）上级领导或外单位来人来客接待服务工作用车；
 （3）离休老干部参加政治活动、出席会议、就医等用车；
 （4）急、危、重病人及工伤者用车；
 （5）财务部门提存巨额现金用车；
 （6）其它特殊情况用车；
 （7）双休日、节假日及工作时间以外，非工作及特殊情况用车，原则上不安排出车。
  3、出车规定
 （1）学院的机动车辆，原则上只服务于学院领导及公务用车。
 （2）学院领导用车，由办公室直接安排；各处（室）、系（部）如因工作需要在市区内用车，必须提前半天向学院办公室提出申请，经分管院长同意后，由办公室酌情安排；如因工作需要确需到市区外（包括县区及外地市）用车时，应提前一天向办公室提出申请，经分管领导同意后，再到办公室办理派车手续，办公室根据出车情况酌情给予安排；处（室）、系（部）临时用车，非特殊情况一律不予安排。
 （3）车辆调度，实行“出车登记”及“派车通知单”制度。驾驶员接到办公室的派车通知后方可出车。特殊情况出车，用车部门或用车人及驾驶员事后必须向学院办公室及分管领导汇报。
 （4）建立驾驶员出车返回报告制度。驾驶员要严格按照办公室的要求，按时安全出车，不得中途改派私人用车或其它用车。每次出车返回后，出车驾驶员必须将出车的路线、用车部门或乘车人、到达的时间和地点及出车的事由等一并报告办公室。
 （5）对各机动车辆实行专人专车负责制度。未经办公室批准，驾驶员不准私自出车或借车，不得调换动用其它车辆。否则，一经发现，视其情节每次给予当事人50—100元罚款。如因擅自调换动用其它车辆，造成事故的，一切责任均由驾驶员本人承担。情节严重者，要给予行政处分。
 （6）驾驶员出车，必须严格遵守交通规则，保证行车安全。对各机动车辆的违章罚款，学院一律不予报销。
 （7）严禁驾驶员酒后驾车。一旦发现驾驶员酒后驾车，则请离岗。对酒后开车发生交通事故的，一切责任均由驾驶员本人承担。

 （8）如果车辆发生交通事故，有关人员必须将事故发生的时间、地点、原因、车损情况、人员伤亡情况等及时向办公室及学院领导汇报。否则，将视其情节，给予有关人员一定的经济处罚或行政处分。

  4、车辆维修、保养、保险、年检

 （1）驾驶员必须搞好对所开车辆的正常维修及养护工作，保持好车辆的清洁卫生（在学院指定地点洗车、每月核报洗车费80元），确保车辆运行状况良好，保证安全行车，按时出车。如因驾驶员未能及时搞好对车辆的维修、养护。
 （2）车辆需要保养、维修，驾驶员必须先到行政办办理车辆维修审批手续，再到院指定的维修厂进行保养维修。车辆保养维修完毕后，要对车辆保养维修的项目及费用开支情况进行核对、签字，由修理厂按季度到学院报销。
 （3）车辆保险由学院统一安排保险公司和经理人投保。
 （4）车辆年检由各车驾驶员负责。
  5、车辆加油
 （1）车辆加油由驾驶员持“定点加油IC卡”到政府采购中心指定的定点加油站刷卡加油，并在行办充值记录单上核对金额并签字。
 （2）车辆加油原则上一律用“IC卡”加油，出长发前要加满油箱。确需现金加油时，驾驶员在回院后必须到办公室进行登记，经办公室审核，再到主任或院长签字审批，再按有关规定报销。

 （3）驾驶元申报加油之前需报告公里里程。
  6、驾驶员出车补助、费用报销与考核
 （1）驾驶员出车实行定额补助的办法，补助标准另行制定。出长途的有关费用按规定实报实销。
 （2）驾驶员必须坚守工作岗位，严格请假审批制度。在上班期间驾驶员脱岗、串岗，影响工作者，按旷工论处。
 （3）每年年底，由办公室负责对各车辆年安全运行情况、行车里程及百公里耗油量、车辆维修及费用开支情况、驾驶员出勤情况及劳动态度、劳动纪律等进行综合考核、测评，以此作为评选先进和奖惩的依据。
  7、本规定自2018年5月1日起开始执行。以前凡与本规定不相符的条款以本规定为准。
  8、本规定由学院行政办负责解释。

四、院打字室管理
  1、学院党委和院行政文件由院办文书统一登记、编号，送打字室安排打印。 
  2、打字室一般只负责以下材料的打字： 
 （1）以“中共上饶职业技术学院委员会”“上饶职业技术学院”名义制发的党政公文 
 （2）院党政单位起草的、必须打印的文件文字材料 
 （3）院领导指示打印的各种文字材料 
  3、校对、送印一般由拟文单位负责。 

五、催办
  1、催办目的 
及时了解各项工作的执行情况和各有关部门的基本工作情况，确保上级下达的各项任务和院领导交办的各项工作能保质保量地按时完成。
  2、催办范围 
 （1）上级下达的各项任务； 
 （2）党委会、党政联席会和院长办公会议决定的工作； 
 （3）院领导交办的工作。 
  3、催办单的处理 
催办单(形式如后)由文书根据领导要求填写后交行办主任。行办主任根据工作性质，确定催办人办理。 
  4、催办人职责 
接到通知后，及时了解情况与承办单位取得联系，落实工作项目负责人，在完成期限前进行催办，及时向领导反映执行中出现的问题并协助解决，填好催办记录，工作完成以后向领导汇报。